Réglement Intérieur

Courriel : contact.moveandplay@gmail.com
Téléphone : +32 472 75 07 66

Article 1 — Objet du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur définit les règles pratiques, sanitaires, comportementales et de sécurité applicables aux ateliers, stages, anniversaires, événements et autres activités organisés par Move & Play Kids SRL, ci-après « Move&PlayKids ».

Il complète les Conditions générales de vente, la politique de confidentialité, les informations particulières communiquées pour chaque activité ainsi que, le cas échéant, la fiche pratique relative aux stages ou aux événements.

Le présent règlement est mis à la disposition du Client avant la réservation. Il ne lui est opposable que s’il a pu en prendre connaissance et l’accepter avant de conclure le contrat.

En cas de contradiction, les dispositions légales impératives prévalent, suivies des conditions particulières de la réservation, des Conditions générales de vente et du présent règlement intérieur.

Article 2 — Conditions d’admission

Move&PlayKids accueille des enfants âgés de six mois à huit ans, dans les limites d’âge et selon les conditions indiquées pour chaque activité.

Le représentant légal s’engage à fournir des informations exactes concernant l’identité, l’âge, les besoins particuliers et l’état de santé pertinent de l’Enfant.

Move&PlayKids peut refuser ou interrompre la participation d’un Enfant lorsque :

• son âge ne correspond manifestement pas à la tranche d’âge de l’activité ;
• son état de santé est incompatible avec une participation collective ;
• sa participation crée un risque sérieux pour lui-même ou pour les autres ;
• les besoins d’accompagnement annoncés ne peuvent raisonnablement être pris en charge avec les moyens disponibles ;
• le nombre maximal de Participants est atteint.

Tout refus doit reposer sur un motif objectif, proportionné et non discriminatoire.

Lorsque le Client avait communiqué des informations exactes avant la réservation et que Move&PlayKids avait accepté celle-ci en connaissance de cause, une solution appropriée est proposée : adaptation raisonnable, transfert vers une activité adaptée, report, bon d’achat accepté par le Client ou remboursement de la partie non exécutée.

Lorsque le refus résulte d’une information inexacte ou dissimulée par le Client, les conséquences financières sont déterminées conformément aux Conditions générales de vente, en tenant compte des prestations déjà exécutées et des frais réels, raisonnables et non récupérables supportés par Move&PlayKids. Aucun montant manifestement disproportionné ne peut être retenu.

Article 3 — Présence des parents et transfert de la surveillance

Pour les ateliers « Baby » destinés aux enfants âgés de six mois à deux ans et demi, la présence continue d’un parent ou d’un accompagnant majeur est obligatoire, sauf indication expresse contraire figurant dans la description de l’activité.

Pendant une activité organisée en présence d’un accompagnant, celui-ci conserve la responsabilité de la surveillance immédiate de l’Enfant et respecte les instructions de l’équipe.

Pour les activités organisées sans la présence des parents, la prise en charge par Move&PlayKids commence lorsque l’Enfant est personnellement confié à un membre de l’équipe et enregistré comme présent.

La prise en charge prend fin lorsque l’Enfant est remis à son représentant légal ou à une personne préalablement autorisée.

Le Client communique par écrit l’identité des personnes autorisées à reprendre l’Enfant. Move&PlayKids peut demander la présentation d’une pièce d’identité avant de remettre l’Enfant à une personne qui n’est pas connue de l’équipe.

Compte tenu de l’âge des Enfants accueillis, aucun Enfant n’est autorisé à quitter seul les locaux.

Une modification de la liste des personnes autorisées doit être communiquée par écrit avant le départ de l’Enfant. En cas de conflit familial ou de restriction concernant l’exercice de l’autorité parentale, le représentant légal communique spontanément tout document officiel pertinent.

Article 4 — Arrivées, départs et retards

Les horaires applicables sont ceux indiqués dans la confirmation de réservation et dans les informations particulières de l’activité.

Le parent ou l’accompagnant :

• ne laisse pas l’Enfant seul avant sa prise en charge effective par l’équipe ;
• respecte l’heure de début de l’activité ;
• se présente pendant la plage de reprise annoncée ;
• informe Move&PlayKids dès que possible de tout retard ou de toute absence.

Un Enfant arrivé tardivement peut être admis lorsque cela ne perturbe pas substantiellement l’activité et reste compatible avec la sécurité du groupe.

En cas de retard au moment de la reprise, l’équipe demeure auprès de l’Enfant et tente de joindre le représentant légal ainsi que les contacts d’urgence.

Des frais de surveillance tardive ne peuvent être facturés que si leur principe, leur montant ou leur méthode de calcul ont été communiqués au Client avant la réservation et expressément acceptés. Ces frais doivent rester raisonnables et proportionnés au temps de présence supplémentaire du personnel et aux coûts réellement occasionnés.

En cas de retards répétés, Move&PlayKids peut, après avertissement écrit :

• imposer la réservation préalable du service de garderie lorsqu’il existe ;
• demander la désignation d’une autre personne autorisée à reprendre l’Enfant ;
• refuser de nouvelles réservations lorsque les retards compromettent durablement l’organisation ou la sécurité.

Une réservation déjà payée ne peut être interrompue pour de simples retards occasionnels sans application d’une mesure proportionnée et sans prise en compte de la situation concrète.

Article 5 — Réservations, annulations et absences

Les modalités de réservation, de paiement, d’annulation, de transmission d’un certificat médical et d’émission d’un bon d’achat sont exclusivement régies par les Conditions générales de vente.

Toute absence doit être signalée dès que raisonnablement possible.

Lorsque le Client demande l’application de la politique d’annulation médicale, il transmet uniquement les informations nécessaires à l’examen de sa demande. Aucun diagnostic ni détail clinique non indispensable ne doit être communiqué.

L’absence d’un Enfant, même signalée, ne donne pas automatiquement droit à un remboursement, un report ou un bon d’achat. Les exceptions et le barème applicables sont ceux prévus dans les Conditions générales de vente.

Article 6 — Fiche sanitaire et informations de sécurité

Une fiche sanitaire peut être demandée lorsque la nature ou la durée de l’activité le justifie, notamment pour les stages ou les activités organisées sans la présence des parents.

Le représentant légal communique uniquement les informations nécessaires à la sécurité et à l’accompagnement de l’Enfant, notamment :

• les allergies présentant un risque pendant l’activité ;
• les pathologies ou situations susceptibles d’exiger une intervention particulière ;
• les contre-indications pertinentes ;
• les besoins spécifiques d’accompagnement ;
• les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence ;
• les mesures précises à prendre en cas de réaction connue.

Le représentant légal actualise ces informations dès qu’un changement pertinent intervient.

Move&PlayKids ne demande pas d’antécédents médicaux généraux, de diagnostic détaillé ni d’informations sans rapport direct avec l’accueil de l’Enfant.

L’accès aux informations sanitaires est limité aux personnes qui en ont besoin pour assurer la sécurité et la prise en charge de l’Enfant.

Article 7 — État de santé et maladies contagieuses

Un Enfant ne doit pas participer à une activité lorsqu’il présente notamment :

• des signes manifestes d’une maladie contagieuse ;
• une fièvre ou une altération importante de son état général ;
• des vomissements ou diarrhées récents incompatibles avec une activité collective ;
• une blessure ou un état médical rendant l’activité dangereuse ;
• un état nécessitant une surveillance médicale que Move&PlayKids n’est pas en mesure d’assurer.

L’admission ou la demande de reprise anticipée de l’Enfant est appréciée objectivement, en fonction de son état observable, de la nature de l’activité et du risque pour les autres Participants.

Si l’état de santé de l’Enfant se dégrade pendant l’activité, Move&PlayKids contacte le représentant légal ou le contact d’urgence afin que l’Enfant soit repris dans les meilleurs délais.

Les conséquences financières d’une absence ou d’une reprise anticipée sont régies par les Conditions générales de vente.

Article 8 — Médicaments et protocoles particuliers

Move&PlayKids n’est pas un établissement médical et n’assure pas une surveillance médicale continue.

Aucun médicament n’est administré sans :

• demande écrite préalable du représentant légal ;
• instructions précises indiquant la dose, l’horaire et le mode d’administration ;
• médicament fourni dans son emballage d’origine, identifié au nom de l’Enfant et non périmé ;
• prescription médicale lorsque celle-ci est légalement requise ;
• acceptation préalable de Move&PlayKids, compte tenu des compétences de l’équipe et des conditions concrètes de l’activité.

Move&PlayKids peut refuser l’administration d’un médicament lorsque celle-ci exige une compétence médicale particulière, une surveillance incompatible avec l’encadrement collectif ou des conditions de conservation qui ne peuvent être garanties.

Les médicaments d’urgence, tels qu’un auto-injecteur d’adrénaline ou un inhalateur, doivent faire l’objet d’un protocole individualisé suffisamment clair.

Aucun médicament ne doit être laissé librement accessible dans le sac ou les affaires de l’Enfant.

Article 9 — Premiers soins et urgences

En cas d’incident, Move&PlayKids peut :

• dispenser les premiers soins relevant des compétences présentes ;
• contacter le représentant légal ou le contact d’urgence ;
• appeler le numéro d’urgence 112 ;
• transmettre aux services de secours les informations strictement nécessaires ;
• accompagner ou faire accompagner l’Enfant vers une structure de soins lorsque la situation l’exige.

La sécurité et les intérêts vitaux de l’Enfant priment lorsqu’il est impossible de joindre immédiatement un représentant légal.

Un compte rendu des circonstances et des mesures prises peut être établi et communiqué au représentant légal.

Le fait de recueillir une autorisation parentale générale ne limite ni les obligations de prudence de Move&PlayKids ni la compétence des professionnels de santé et des services de secours.

Article 10 — Allergies et activités alimentaires

Le représentant légal signale avant l’activité toute allergie ou intolérance présentant un risque.

Lorsqu’une activité comprend la préparation, la manipulation ou la consommation d’aliments, Move&PlayKids communique, dans la mesure du raisonnablement possible, les ingrédients ou catégories d’allergènes utilisés.

Move&PlayKids prend les précautions raisonnables correspondant aux informations reçues. L’absence totale de traces ou de contamination croisée ne peut toutefois être garantie que lorsque l’activité est expressément présentée comme organisée dans un environnement exempt de l’allergène concerné.

Un Enfant ne peut partager sa nourriture ou son médicament avec un autre Participant.

Lorsque le niveau de risque ne permet pas une participation suffisamment sûre, Move&PlayKids examine avec le représentant légal une adaptation raisonnable ou une activité alternative.

Article 11 — Tenue et effets personnels

Les Enfants portent une tenue confortable et adaptée aux activités créatives, psychomotrices, culinaires ou extérieures. Certaines activités peuvent occasionner des taches malgré l’utilisation de protections.

Les vêtements, gourdes, boîtes-repas et autres effets apportés doivent être identifiés au nom de l’Enfant.

Les objets de valeur, bijoux, appareils électroniques, jouets fragiles et sommes d’argent doivent rester au domicile, sauf accord particulier.

Move&PlayKids n’est pas responsable d’une perte ou d’une détérioration qui ne résulte d’aucune faute de sa part ou d’une personne dont elle répond légalement.

Cette disposition ne limite pas la responsabilité de Move&PlayKids lorsqu’un dommage résulte notamment :

• d’un défaut raisonnablement évitable de surveillance ;
• d’une mauvaise manipulation par un membre de l’équipe ;
• d’une défaillance dans la conservation d’un objet expressément confié ;
• d’une faute intentionnelle ou lourde ;
• d’un manquement à une obligation essentielle de sécurité.

Les objets trouvés sont conservés pendant trente jours. Passé ce délai, ils peuvent être donnés, recyclés ou éliminés selon leur nature, sauf lorsqu’ils présentent une valeur manifestement importante ou contiennent des données personnelles.

Article 12 — Comportement et respect des personnes

Les Enfants, parents et accompagnants respectent :

• les autres Participants ;
• les membres de l’équipe ;
• les consignes de sécurité ;
• le matériel et les locaux ;
• le rythme et l’intégrité physique des autres Enfants ;
• les règles élémentaires de politesse et de non-violence.

Les comportements discriminatoires, intimidants, humiliants, agressifs ou dangereux ne sont pas admis.

L’équipe privilégie une intervention éducative et progressive comprenant, selon les circonstances :

1. un rappel calme de la règle ;
2. une adaptation ou une mise à l’écart temporaire de l’activité concernée ;
3. un échange avec le représentant légal ;
4. la définition de mesures d’accompagnement ;
5. un avertissement écrit en cas de répétition ;
6. une suspension ou une exclusion lorsque les mesures précédentes sont insuffisantes ou lorsque la gravité des faits l’exige.

Move&PlayKids examine, en concertation avec les parents, les aménagements raisonnables susceptibles de faciliter la participation d’un Enfant présentant des besoins particuliers.

Article 13 — Suspension ou exclusion

Une exclusion immédiate ne peut être décidée que lorsque le comportement de l’Enfant ou d’un accompagnant :

• crée un danger sérieux ou imminent ;
• comporte des violences importantes ;
• empêche objectivement la surveillance du groupe ;
• constitue une atteinte grave et répétée aux personnes ou au matériel ;
• rend impossible la poursuite de l’activité dans des conditions acceptables de sécurité.

Le représentant légal est alors invité à reprendre l’Enfant dans les meilleurs délais.

Toute décision de suspension ou d’exclusion repose sur des faits suffisamment précis et fait l’objet d’une information du représentant légal. Celui-ci peut présenter ses observations.

Une exclusion n’entraîne pas automatiquement la perte de l’intégralité du prix payé.

Lorsque l’exclusion est imputable à un comportement grave ou répété de l’Enfant ou de son accompagnant, Move&PlayKids peut conserver :

• le prix correspondant à la partie déjà exécutée ;
• les frais réels, raisonnables, justifiés et non récupérables directement occasionnés par la situation.

La partie du prix correspondant à une prestation non exécutée et ne couvrant aucun préjudice démontré est remboursée.

Lorsque l’exclusion résulte d’une défaillance de l’organisation, d’une information incorrecte fournie par Move&PlayKids ou d’une décision non imputable au Client, la partie non exécutée est remboursée ou reportée selon le choix du Client.

Article 14 — Respect des locaux et dégradations

Les Participants utilisent les locaux, jeux, installations et matériels conformément à leur destination et aux instructions de l’équipe.

Le Client ou la personne légalement responsable peut être tenu d’indemniser un dommage lorsqu’il est établi que celui-ci résulte d’une faute ou d’un comportement imputable à une personne liée à sa réservation.

La responsabilité du Client ne peut pas être présumée du seul fait :

• qu’un dommage a été constaté après son passage ;
• que sa réservation était la dernière réservation de la journée ;
• que l’auteur précis du dommage n’a pas été identifié ;
• qu’une dégradation est apparue dans un espace fréquenté par plusieurs groupes.

Avant toute demande de paiement, Move&PlayKids doit pouvoir établir :

• la réalité du dommage ;
• son lien suffisamment certain avec la réservation concernée ;
• les circonstances permettant d’identifier la faute ou le comportement causal ;
• le montant du préjudice.

Les éléments utilisés peuvent comprendre des photographies, témoignages, constats, factures, devis, rapports techniques ou images de vidéosurveillance licitement obtenues.

Le montant réclamé est limité aux frais réels, raisonnables et justifiés de nettoyage exceptionnel, de réparation ou de remplacement. L’ancienneté, l’état antérieur, l’usure normale et la valeur résiduelle du bien sont pris en considération.

Le Client reçoit un décompte suffisamment détaillé et dispose d’un délai raisonnable pour présenter ses observations avant toute procédure de recouvrement.

Article 15 — Sécurité des locaux

Les consignes communiquées par le personnel doivent être respectées.

Il est notamment interdit :

• de fumer ou vapoter dans les locaux ;
• d’introduire ou consommer de l’alcool ou des substances illicites ;
• d’apporter un objet dangereux ou inadapté aux enfants ;
• d’accéder sans autorisation aux espaces réservés au personnel ;
• de déplacer ou d’utiliser un équipement contrairement aux consignes ;
• de laisser un Enfant sans surveillance dans les espaces d’accueil ou de circulation.

Les animaux ne sont pas admis, sauf chien d’assistance ou accord préalable justifié par la nature d’une activité.

Article 16 — Photographies, vidéos et droit à l’image

La prise ou l’utilisation de l’image reconnaissable d’un Enfant à des fins pédagogiques, de communication ou de promotion nécessite une autorisation préalable distincte de l’acceptation du présent règlement.

Move&PlayKids distingue notamment :

• l’autorisation de photographier ou filmer ;
• le partage dans un espace privé réservé aux familles ;
• la publication sur le site internet ;
• la publication sur les réseaux sociaux ;
• l’utilisation sur des supports imprimés ou publicitaires.

Aucune case ne doit être précochée. Le refus d’autoriser l’utilisation de l’image n’affecte pas l’accès de l’Enfant aux activités.

Le consentement peut être retiré pour l’avenir. Move&PlayKids retire alors les contenus encore sous son contrôle dans un délai raisonnable, sous réserve des obligations légales et des limites techniques liées aux contenus déjà reproduits par des tiers.

Lorsque l’autorité parentale est exercée conjointement, le parent qui accorde l’autorisation déclare avoir qualité pour le faire et avoir informé l’autre titulaire de l’autorité parentale. Dès qu’un désaccord parental est signalé, Move&PlayKids suspend toute nouvelle utilisation publique de l’image concernée.

Même en présence d’une autorisation parentale, le refus clairement exprimé par l’Enfant d’être photographié ou filmé est respecté.

Les parents et accompagnants ne photographient, ne filment, ne publient ni ne transmettent l’image reconnaissable d’un autre Enfant sans l’accord de son représentant légal. Le consentement à la prise d’une image et le consentement à sa diffusion constituent des autorisations distinctes. Autorité de protection des données

Article 17 — Vidéosurveillance

Les locaux peuvent être équipés de caméras de surveillance signalées par les pictogrammes légalement requis.

La vidéosurveillance poursuit exclusivement des finalités de sécurité et de protection des personnes et des biens, notamment :

• prévenir ou constater une infraction ;
• documenter un dommage ou une incivilité ;
• identifier les personnes impliquées dans un incident ;
• permettre une intervention appropriée en cas de danger.

Les caméras ne sont pas utilisées pour assurer une surveillance pédagogique permanente, analyser systématiquement le comportement des Enfants ou contrôler arbitrairement les familles et le personnel.

Aucune caméra ne filme les toilettes, espaces de change ou autres endroits dans lesquels les personnes peuvent légitimement attendre une intimité particulière.

L’accès aux images est limité aux personnes spécialement habilitées.

Les images sont conservées pendant un mois au maximum. Elles peuvent être extraites et conservées plus longtemps uniquement lorsqu’elles sont nécessaires pour apporter la preuve d’une infraction, d’un dommage ou d’une incivilité, identifier une personne impliquée ou traiter un dossier déterminé. Autorité de protection des données

Les images ne sont communiquées qu’aux personnes et organismes légalement habilités, notamment les autorités, services de secours, assureurs, conseils ou personnes concernées, dans la mesure nécessaire et dans le respect des droits des autres personnes filmées.

Les modalités complètes du traitement figurent dans la politique de confidentialité.

Article 18 — Protection des données et confidentialité

Les données relatives aux Enfants, aux familles et aux contacts d’urgence sont traitées conformément à la politique de confidentialité de Move&PlayKids.

Les membres de l’équipe accèdent uniquement aux informations nécessaires à leurs fonctions et sont tenus à une obligation de confidentialité.

Les informations concernant un Enfant ne sont pas communiquées à un autre parent, sauf lorsque cela est nécessaire à la sécurité, au traitement d’un incident ou à l’exercice d’une obligation légale.

Les documents sanitaires et certificats médicaux ne doivent pas être affichés, laissés sans surveillance ou enregistrés dans des espaces librement accessibles.

Article 19 — Réclamations

Toute question ou réclamation peut être adressée à :

Move & Play Kids SRL
128 chaussée de Roodebeek
1200 Woluwe-Saint-Lambert
Belgique
Courriel : contact.moveandplay@gmail.com

La demande mentionne, dans la mesure du possible, l’activité concernée, sa date, le nom du Client, le numéro de réservation et les faits contestés.

Move&PlayKids examine la demande contradictoirement et répond dans un délai raisonnable.

Aucun délai prévu par le présent règlement ne peut avoir pour effet de supprimer prématurément un droit légal du consommateur.

Article 20 — Modification du règlement

Move&PlayKids peut modifier le présent règlement pour les réservations futures, notamment pour tenir compte d’une évolution légale, sanitaire, technique ou organisationnelle.

La version applicable à une réservation est celle qui a été mise à la disposition du Client et acceptée lors de cette réservation.

Une nouvelle version ne s’applique pas rétroactivement à une réservation confirmée, sauf :

• disposition légale impérative ;
• accord exprès du Client ;
• mesure urgente et proportionnée indispensable à la sécurité, n’altérant pas substantiellement la prestation convenue.

Lorsqu’une mesure nouvelle modifie substantiellement une prestation déjà réservée, les droits du Client sont déterminés conformément aux Conditions générales de vente.

Article 21 — Droit applicable et juridictions compétentes

Le présent règlement est soumis au droit belge.

Tout litige relève des juridictions compétentes en application des règles légales belges et européennes.

Aucune compétence exclusive n’est imposée aux tribunaux du siège de Move&PlayKids lorsque le consommateur dispose légalement du droit de saisir une autre juridiction.

Si une disposition du présent règlement est déclarée nulle ou inapplicable, les autres dispositions restent applicables dans la mesure où le règlement peut subsister sans la disposition concernée.